Promuovi eventi in 5 step

LE GUIDE DI EVENTA

Come promuovere un evento in 5 step?

Scritto da Martina Serusi Postato il 25 Luglio, 2017

Forse non ti ritroverai a dover gestire gli 80,000 spettatori dello stadio San Siro dopo aver invitato le grandi stelle del panorama concertistico, eppure, per i motivi più disparati, ci ritroviamo a dover fare promozione eventi ,anche di modesta portata, ma per il quale vorremmo un buon numero di presenze e infine goderci la gratificazione di aver coinvolto tutti i partecipanti in un’esperienza appagante da ripetersi anche in futuro. Una corso, un aperitivo letterario, una manifestazione o una semplice cena hanno bisogno tutti degli stessi elementi, vediamoli insieme.

1. Struttura l'evento con l'aiuto di punti chiave

struttura l'evento con l'auto di punti chiave
Un’idea rimarrà sempre astratta se non la concretizziamo con un piano ben definito, proprio per questo dobbiamo stilare una lista dei punti chiave da sviluppare durante l’organizzazione partendo paradossalmente dallo scopo che vogliamo raggiungere. Innanzitutto scegliamo una data esatta, così da evitare la sovrapposizione con eventi di grande portata e in un orario consono al contesto. A questo punto poniamoci dei problemi e vediamo come risolverli: Quali persone vogliamo coinvolgere e come? Come riempire tutte le ore per promuovere un evento (evitando di sprecare le risorse disponibili) senza che la qualità del nostro evento crolli ad un passo dal termine? Abbiamo bisogno di aiuto? Per questo passiamo subito al secondo punto.

2. Crea un team

crea ed organizza un team
Per quanto davvero vorremmo riuscire a fare tutto con le sole nostre forze, sappiamo perfettamente che unendo le competenze e le esperienze con altre persone si possono solo trarre benefici. Inoltre, la suddivisione dei compiti, unitamente ad un mansionario predisposto, permette non solo un impegno diluito e maggiormente gestibile, ma anche un’attribuzione di precise responsabilità che impedisce la confusione dei ruoli e il fallimento dell’organizzazione. La raccomandazione potrebbe sembrare banale, ma è opportuno ricercare persone (anche non strettamente legate a noi) che condividano il progetto in tutti i suoi passaggi, nutriti dagli stessi ideali e passioni così da non compromettere l’organizzazione o perdere tempo a mettere in discussione ogni punto.

3. Scegli una location facile da raggiungere

scegli la migliore location

Sì lo sappiamo, ci sono dei momenti in cui isolarci dal mondo circostante ci porta a pensare che lì, in cima alla montagna, dopo aver percorso un discreto numero di curve grazie alle quali avremmo la nausea per il prossimo mese, nulla possa compensare la sensazione di ammirare le stelle (così poco vivaci in città) nel più completo silenzio. Forse per voi, ma chi vorrebbe raggiungervi? A meno che non si stia parlando di un lungo soggiorno volto ad attività più o meno introspettive o immerse nella natura, scegliere un luogo dove non funziona il GPS del vostro smartphone, il percorso risulta impervio e non esiste un indirizzo preciso potrebbe portare le adesioni a calare notevolmente. Siamo d’accordo, i paesaggi suggestivi sono impagabili, però riuscire a creare un bel richiamo per il vostro evento è decisamente più importante. Dunque optate per una location ben visibile, con un indirizzo preciso e facilmente raggiungibile in auto, a piedi o con i mezzi pubblici.

4. Rendilo accattivante

rendilo accattivante con una grande idea

Ricordiamoci che dobbiamo cercare di essere, nel limite del possibile, più originali rispetto ad altre iniziative simili, altrimenti riusciremo unicamente a finire in un amalgama di appuntamenti l’uno la copia dell’altro che si susseguono senza offrire nulla di nuovo. Un testo scritto in maniera efficace farà la sua parte, esprimendo i concetti essenziali in un italiano perfetto, redatto in maniera omogenea e in forma chiara.

Stracciate pure quei vecchi comunicati redatti con la formula sempre identica di preghiera di partecipazione e una sfilza di frasi algide che -più dello svago- ci comunicano solo di stare dritti sulla schiena ad ascoltare. Il web ci apre un gran numero di porte per la diffusione del nostro evento e dobbiamo adattare il nostro linguaggio al contesto storico in cui ci troviamo e al medium scelto. Normalmente, dovendo presentare il nostro evento ad una testata giornalistica, useremo una modalità espressiva e una redazione forse più “ingessata”, ma sappiate che anche in quell’ambito la comunicazione è cambiata e i contenuti online sono molto diversi rispetto a quello che troverete in un cartaceo.

Per il resto, sbizzarrite la vostra fantasia e cercate di fare i Paganini dell’organizzazione eventi, non ripetetevi e reinventatevi ogni volta, anche quando le risorse sono scarne, aggiungere anche un ingrediente in più, ma messo in modo tale da rinfrescare l’appuntamento, vi permetterà di capire tutte le variabili senza per questo stravolgere completamente la progettazione ogni volta.

5. Sponsorizza il tuo evento online

sponsorizza il tuo evento online sui social

Riprendendo quanto detto nel punto 4 è fondamentale essere chiari e diretti, ciò non esclude però la necessità di essere esaustivi, ossia spiegare nel dettaglio cosa si farà durante la giornata che avete organizzato. Una volta preparato il comunicato abbiamo bisogno di identificare le piattaforme web più idonee ad ospitare il nostro e a renderlo visibile. Se avete un sito ufficiale (e se così non fosse il consiglio è di farne uno, anche semplicemente con WordPress) inserite i vostri contenuti, news, consigli, contatti ed eventi e cercate di diffondere le notizie sui social in maniera breve, inserendo sempre il link per l’articolo completo che rimandi al sito.

Questo attirerà un pubblico consolidato intorno alle vostre iniziative, in modo da essere sempre sicuri di avere un nugolo di partecipanti per i vostri eventi. Per questo i tre principali social network (Facebook, Twitter e Instagram) per la promozione eventi devono essere la ramificazione del vostro sito ufficiale, la condivisione è la chiave per rendere virale una notizia? Stessa cosa per gli eventi, per cui assicuratevi che sul vostro sito ci sia sempre il tasto di condivisione e aumentate il numero di informazioni da inserire così da accrescere l’interesse. Una volta sui social, l’evento è pronto per essere definito per cui createlo sulla vostra pagina ufficiale di eventi Facebook e mandate gli inviti con il collegamento al link per l’acquisto dei biglietti, sul vostro sito ufficiale o su quello dei rivenditori online (TicketOne, Eventbrite etc.).

Non resta che cercare siti dove inserirli e nella vasta offerta sul web, trovare le soluzioni più adatte può trasformarsi in una vera impresa, ma basta saper essere pazienti e solerti per ottenere un buon risultato. Cercate le testate online, specialmente regionali o locali e avrete un ottimo punto di partenza, successivamente puntate a siti specifici suddivisi per categorie o generalisti, controllando sempre siano affidabili, ci sia una sezione per contattarli e segnalare l’evento, ma soprattutto che pubblichino spesso.

Se preferite semplificarvi il lavoro e lasciare quest’ultima parte a professionisti, potete affidarvi a Eventa.it. Ci occuperemo di analizzare il vostro caso, trovare la soluzione di sponsorizzazione più adeguata inserendo noi stessi l’evento sulle piattaforme partner e rendendolo sempre visibile sul nostro sito ufficiale, dove comparirà sempre in vetrina e in alto nella tua città.