Come organizzare un evento culturale?

LE GUIDE DI EVENTA

Come organizzare e pubblicizzare un evento culturale

Scritto da
Copywriter presso Eventa
Postato il 10 Ottobre, 2017

Nel panorama dell’intrattenimento le maglie dell’organizzazione degli eventi si sono allargate per permettere ad ogni organizzatore di creare dei programmi contenitore che possano soddisfare l’appetito crescente di un pubblico sempre più critico ed esigente. Ma come pubblicizzare un evento culturale è molto spesso solo un incognita.

Sul podio, gli appuntamenti culturali, una macro-categoria che ingloba iniziative multidiscliplinari dagli spettacoli (musica, teatro, spettacoli circensi etc.) per giungere a quegli eventi considerati, sino a tempi recenti, minori.

Oggi abbiamo un ventaglio decisamente più inclusivo per quanto riguarda il significato di cultura che spazia dalla concertistica alla performance recitativa, dal reading letterario al flash mob, dalla mostra alla valorizzazione dell’artigianato tradizionale sino agli eventi food and wine che permettono di dedicarsi a percorsi degustativi visitando i luoghi di produzione e aumentando la consapevolezza del consumatore/pubblico sull’importanza dei processi che ne determinano la qualità.



Oggi abbiamo un ventaglio decisamente più inclusivo per quanto riguarda il significato di cultura che spazia dalla concertistica alla performance recitativa, dal reading letterario al flash mob, dalla mostra alla valorizzazione dell’artigianato tradizionale sino agli eventi food and wine che permettono di dedicarsi a percorsi degustativi visitando i luoghi di produzione e aumentando la consapevolezza del consumatore/pubblico sull’importanza dei processi che ne determinano la qualità.

1. La ricerca del budget

Sì, sappiamo che state sospirando e annuendo con la testa, ma le risorse economiche devono reggere il vostro progetto per quanto antipatico possa essere l’argomento. Non ci rivolgiamo esclusivamente a chi, in questo settore, ci lavora da una vita, ha acquisito esperienza e sa bene come far quadrare i conti, parliamo anche a te alle prime armi con tante ambizioni e la volontà di b>portare al successo il tuo evento culturale

. Le strade sono diverse e certamente troverai la soluzione più giusta a seconda dell’entità della tua iniziativa.

Che tu parte di un’associazione, di una proloco, una cooperativa o gestisca un piccolo cine-teatro, hai il diritto di fare domanda per i bandi locali, provinciali o regionali per ottenere un piccolo fondo da destinare all’organizzazione: prepara un progetto convincente, innovativo e originale, mettiti d’impegno e scrivilo insieme al tuo team. Cerca l’appoggio e l’aiuto delle imprese (piccole, medie o grandi) della tua zona, prepara un accordo commerciale e proponi uno sponsor in questo modo potrai prendere anche due piccioni con una fava; avrai un ulteriore finanziamento, otterrai la fiducia di attività commerciali che ti sosterranno anche in futuro e, nel caso si tratti di prodotti locali, potrai proporli ai tuoi ospiti al termine o durante il tuo spettacolo.

Crea un crowdfunding: se ancora il tuo progetto è solo un concept, ma ha delle difficoltà a realizzarsi, attiva una campagna virale che permetta alle persone di interagire e finanziare il tuo evento, in questo modo sappi che avrai già un potenziale pubblico e tanti sostenitori pronti a partecipare.

2. Gli aspetti logistici

Lo staff è al completo? Avete il vostro direttore artistico/esperto enogastronomico? Avete contattato gli ospiti? Tecnici del suono e delle luci? Bene! Se volete che il vostro evento funzioni non dimenticate due fondamentali figure: ufficio comunicazione e grafico.

Il grafico vi sarà utile se volete promuovere il vostro evento culturale perché saprà creare delle immagini che seguano il tema del progetto, scegliendone le forme, i colori e la sostanza che serviranno per attirare i partecipanti, inoltre la grafica servirà come supporto alla comunicazione tradizionale e web. Accanto a questo professionista va creato un team per la comunicazione che utilizzerà i canali più importanti per promuovere il vostro evento, ma vediamoli nel dettaglio.

3. La comunicazione

Presi i contatti con le testate locali e nazionali -online e cartacee- non vi resta che fare la redazione di un buon comunicato con tutti i particolari dell’evento, non tralasciando l’orario, la location e i costi.

Il comunicato deve essere scritto in maniera chiara, senza troppi fronzoli e deve essere abbastanza lungo, ma dovete valutare il contesto in cui andrà inserito “A chi è indirizzato un comunicato stampa?” naturalmente ai giornali, per cui una volta inviato scartatelo e preparate la promozione del vostro evento culturale solo per il vostro pubblico, come? Internet com’è logico pensare ci darà una mano su questo fronte per cui armiamoci e partiamo.

4. Sito internet

Indispensabile e sottovalutato (vuoi per i costi o la gestione) il sito ufficiale di un evento deve esistere, ancora di più se siete operatori culturali e spingete perché si ripetano i vostri appuntamenti, per cui preparate una sezione news con tutti gli aggiornamenti e inserite i feed ai vostri social dove vi potrete sbizzarrire in modo ancora diverso

5. I Social Network

Se avete un’associazione o un ente a cui vi riferite, ma preferite dare spazio all’evento organizzato, la cosa migliore per promuoverlo è creare una pagina dedicata su Facebook. Se avete più di un appuntamento, ad esempio nel caso di una rassegna, un festival o una manifestazione, potete creare un evento facebook, ma questi diventano limitanti e possono creare dei falsi valori nella percezione di partecipazione dei vostri utenti, inoltre non vi permette di fare un lavoro di promozione efficace, ma è utile per far sapere programmi e orari per ogni appuntamento.

5.1 Facebook

Su questo particolare social avrete la possibilità di creare dei post e aumentare l’interazione con il vostro pubblico, infatti, tramite la pubblicazione video, contenuti, immagini e relinking al sito, potrete coinvolgere i fan della vostra pagina i quali accresceranno la loro curiosità e voglia di raggiungervi per godere del vostro operato. Post brevi, efficaci che presentino la vostra pubblicazione. Usate un linguaggio confidenziale, ma tenendo fede al vostro libro di grammatica e al ricordo della vostra esasperata maestra elementare.

5.2 Twitter

Come sopra, brevissimi, ma anche di più! Scegliete e create l’hashtag giusto avvalendovi dei consigli della Top List presente sul social. Postate due righe corredate dal cliffhanger (grande espediente narrativo, cercatelo su wikipedia) e link al sito o a Facebook. Importante che i vostri social dialoghino tra di loro e per questo esistono dei tool appositi che vi permetteranno di collegare gli account del vostro evento e metteranno in comunicazione i vostri utenti. Su twitter avete anche la possibilità di mettere il link alle vostre dirette e tenere sempre aggiornati i vostri utenti.

5.3 Instagram

Vi piaccia o no, Instagram parla per immagini e avrà naturalmente un pubblico meno attento a quello che scrivete, rispetto a Facebook allora scegliete una bella foto, aggiungete una didascalia brevissima e gli hashtag. Altra considerazione, per avere dei post più seri e puliti, inserite gli hashtag nel primo commento all’immagine pubblicata e, per favore, coerenza! Ci sono tantissimi siti che si possono suggerire quali siano i più adatti a voi, sceglieteli con cura, non avete più 12 anni ed è importante focalizzare l’attenzione sul vostro evento anche in maniera più seriosa, pur stando su Instagram.

6. Promozione online

Se il budget è ridotto, potete comunque spendere una parte sui Facebook Ads, utilissimi per raggiungere un target di pubblico che ancora non vi conosce facendo leva sulla lista di interessi che sono correlati alla vostra offerta culturale. Con pochi euro e una targetizzazione definita raggiungerete i possibili interessanti, ma ancora non è finita e il web è luogo pieno di gradite sorprese per quanto riguarda la promozione della cultura la pubblicizzazione di un evento.

Il vostro evento culturale ha a disposizione centinaia di siti dove può essere inserito, escludendo le testate online su cui (si spera) li avrete già inviati, potete andare alla ricerca di piattaforme in cui i vostri appuntamenti potranno essere inseriti semplicemente riempiendo un form o contattando il webmaster o la redazione del sito. Tra questi ci sono anche dei siti di eventi più generici che però possono essere un’ottima vetrina di visibilità in quanto fanno ottimi numeri di accessi e visite di persone che sono alla ricerca di un evento culturale che più si adatti ai loro gusti.

Della pubblicizzazione si occupa anche Eventa.it che può venirvi incontro, oltre che nella pubblicazione in cima agli eventi nella vostra città, anche nella ricerca e pubblicazione su piattaforme esterne, facendo una cernita tra i siti più rilevanti e adatti alle vostre esigenze con il supporto di un team operativo e competente.